1. Úvodní ustanovení
Tyto obchodní podmínky (dále jen „podmínky") upravují práva a povinnosti smluvních stran vyplývající ze smlouvy o poskytování služeb uzavřené mezi společností Summit Puffin s.r.o., se sídlem Průmyslová 1234/56, 150 00 Praha 5, IČO: 12345678 (dále jen „poskytovatel") a objednatelem služeb (dále jen „klient").
Tyto podmínky jsou nedílnou součástí každé smlouvy uzavřené mezi poskytovatelem a klientem, není-li písemně dohodnuto jinak.
2. Předmět smlouvy
Předmětem smlouvy je poskytování služeb v oblasti archivace a správy dokumentace, zejména:
- Fyzická archivace dokumentů
- Digitalizace a indexace dokumentů
- Správa dokumentového cyklu
- Expresní doručení dokumentů
- Certifikovaná skartace dokumentů
- Konzultační služby v oblasti správy dokumentace
Konkrétní rozsah služeb je specifikován v jednotlivé smlouvě nebo objednávce.
3. Uzavření smlouvy
Smlouva mezi poskytovatelem a klientem je uzavřena:
- Podpisem písemné smlouvy oběma smluvními stranami
- Písemným potvrzením objednávky ze strany poskytovatele
- Zahájením poskytování služeb na základě objednávky klienta
Návrh na uzavření smlouvy (nabídka) má platnost 30 dnů od jeho doručení klientovi, není-li v nabídce uvedeno jinak.
4. Cena služeb a platební podmínky
4.1 Cena služeb
Cena služeb je stanovena na základě aktuálního ceníku poskytovatele platného v době uzavření smlouvy nebo dle individuální dohody uvedené ve smlouvě. Všechny ceny jsou uvedeny bez DPH, není-li výslovně uvedeno jinak.
4.2 Fakturace
Poskytovatel vystavuje faktury za poskytnuté služby měsíčně zpětně, není-li dohodnuto jinak. Faktura je splatná do 14 dnů od data jejího vystavení.
4.3 Úrok z prodlení
V případě prodlení s úhradou faktury je klient povinen uhradit poskytovateli úrok z prodlení ve výši 0,05 % z dlužné částky za každý den prodlení.
5. Práva a povinnosti poskytovatele
Poskytovatel se zavazuje:
- Poskytovat služby s odbornou péčí a v souladu s platnými právními předpisy
- Zajistit bezpečné uložení dokumentů klienta
- Zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, které se dozví v souvislosti s poskytováním služeb
- Informovat klienta o všech důležitých skutečnostech souvisejících s poskytováním služeb
- Umožnit klientovi přístup k jeho dokumentům v pracovní době
6. Práva a povinnosti klienta
Klient se zavazuje:
- Poskytnout poskytovateli všechny informace a dokumenty nezbytné pro poskytování služeb
- Hradit cenu služeb řádně a včas
- Předávat dokumenty k archivaci v odpovídajícím stavu a řádně označené
- Informovat poskytovatele o povaze dokumentů, zejména pokud obsahují citlivé nebo osobní údaje
- Dodržovat pokyny poskytovatele týkající se předávání a převzetí dokumentů
7. Odpovědnost za škodu
Poskytovatel odpovídá za škodu vzniklou klientovi v důsledku porušení svých povinností vyplývajících ze smlouvy nebo těchto podmínek, s výjimkou případů, kdy škoda vznikla v důsledku:
- Vyšší moci (živelné pohromy, válka, teroristické útoky apod.)
- Porušení povinností ze strany klienta
- Jednání třetích osob, které poskytovatel nemohl ovlivnit
Celková odpovědnost poskytovatele za škodu je omezena na výši ceny služeb uhrazených klientem za posledních 12 měsíců před vznikem škody.
8. Důvěrnost informací
Obě smluvní strany se zavazují zachovávat mlčenlivost o všech důvěrných informacích, které se dozví v souvislosti s plněním smlouvy. Za důvěrné informace se považují zejména:
- Obsah dokumentů svěřených k archivaci
- Obchodní a technické informace druhé strany
- Podmínky smlouvy
Povinnost mlčenlivosti trvá i po ukončení smluvního vztahu.
9. Trvání a ukončení smlouvy
9.1 Doba trvání
Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou, není-li ve smlouvě uvedeno jinak.
9.2 Výpověď
Každá ze smluvních stran může smlouvu vypovědět s tříměsíční výpovědní lhůtou. Výpověď musí být učiněna písemně.
9.3 Odstoupení od smlouvy
Poskytovatel je oprávněn od smlouvy odstoupit, pokud je klient v prodlení s úhradou faktur déle než 60 dnů. Klient je oprávněn od smlouvy odstoupit v případě podstatného porušení smlouvy ze strany poskytovatele.
9.4 Následky ukončení smlouvy
Po ukončení smlouvy je klient povinen převzít veškeré své dokumenty ve lhůtě 30 dnů. Po uplynutí této lhůty je poskytovatel oprávněn účtovat poplatek za uložení dokumentů dle platného ceníku.
10. Reklamace
Klient je oprávněn reklamovat vady poskytnutých služeb bez zbytečného odkladu poté, co vadu zjistil. Reklamace musí být učiněna písemně a musí obsahovat popis vady a požadovaný způsob vyřízení.
Poskytovatel vyřídí reklamaci nejpozději do 30 dnů od jejího obdržení. O výsledku reklamačního řízení bude klient informován písemně.
11. Závěrečná ustanovení
Tyto podmínky se řídí právním řádem České republiky, zejména zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník.
Případné spory budou řešeny přednostně smírnou cestou. Nebude-li smírného řešení dosaženo, bude spor rozhodnut příslušným soudem České republiky.
Poskytovatel si vyhrazuje právo tyto podmínky jednostranně měnit. O změnách bude klient informován nejméně 30 dnů před jejich účinností.
Tyto podmínky nabývají účinnosti dnem 1. ledna 2024.